

Résumé 🧭
Contexte
Dans un contexte de forte pression organisationnelle et de pénurie de personnel dans le secteur médico-social, Korian souhaite améliorer la coordination et la communication au sein de ses établissements EHPAD. Les équipes font face à une multiplication des supports, à des transmissions souvent orales et à un manque de traçabilité des actions, générant des pertes d’information, des doublons de tâches et des risques opérationnels. Le projet vise à fluidifier l’organisation quotidienne tout en recentrant le temps des soignants sur la relation humaine et le soin.
Solution
Mon équipe et moi avons conçu une application mobile professionnelle permettant aux équipes de visualiser, prioriser et transmettre leurs actions en temps réel. Accessible sur des smartphones en libre service, la solution centralise les informations essentielles, simplifie les transmissions et s’adapte aux différents profils utilisateurs afin d’améliorer la coordination, la traçabilité et l’efficacité opérationnelle sur le terrain.
Résultats visés
Réduction des pertes d’information et des erreurs de transmission
Gain de temps quotidien pour les équipes terrain
Amélioration de la continuité des soins et de la coordination inter-métiers
Type
Application mobile
Rôle
Product / UX Designer
Année
2021
Durée du projet
3 mois
Tags
Santé
Traçabilité
Accessibilité
B2B2C
Contexte 🗂️
Le groupe Korian est un acteur majeur des services de soin et d’accompagnement aux seniors, opérant des maisons de retraite, des cliniques spécialisées et des services de soins à domicile. Dans une logique d’innovation et d’amélioration continue, Korian Solutions a souhaité explorer de nouveaux outils digitaux pour optimiser l’organisation interne de ses établissements.
Aujourd’hui, la coordination repose sur une combinaison de transmissions orales, de supports papier, de téléphones DECT réservés à certains profils et de logiciels métiers comme Netsoins. Cette fragmentation entraîne un manque de traçabilité, des redondances de tâches et une forte dépendance à la communication orale, source de déformation de l’information.
Dans un contexte de sous-effectif, de turn-over important et de recours à du personnel intérimaire, les équipes doivent gérer des imprévus quotidiens tout en garantissant un haut niveau de qualité de service. Le projet vise donc à concevoir une application interne capable de soutenir les équipes dans leur quotidien, sans alourdir leur charge mentale.
La solution s’adresse à l’ensemble des salariés Korian en EHPAD :
Équipes de soins : infirmières, aides-soignants, médecins
Équipes hébergement : ASH, responsables hébergement, personnel de cuisine
Administration : direction, accueil, relations familles
L’application est pensée pour couvrir les interactions :
Pro – Pro
Pro – Résidents
Pro – Familles
Recherches 🔍
Objectifs des recherches
Comprendre l’organisation quotidienne des équipes en EHPAD. Identifier les points de rupture dans la transmission d’informations. Analyser l’impact des outils numériques existants sur la charge de travail. Détecter les leviers d’optimisation organisationnelle.
Insights
Le manque de traçabilité fragilise la continuité des soins et l’organisation quotidienne.
Une partie significative des employés éprouvent des difficultés à lire/écrire.
La transmission orale déforme l’information et augmente les risques opérationnels.
Recadrage ✏️
« À travers des outils numériques accessibles à tous, comment faciliter la communication et optimiser le travail du personnel en améliorant la cohérence de leurs interventions ? »
Objectifs 🎯

Optimiser la coordination inter-équipes.

Réduire les pertes d’information.

Améliorer la priorisation des tâches.

Garantir l’accessibilité pour tous les profils.
Solution 💡
La solution est une application mobile collaborative conçue pour accompagner les équipes en établissement dans leur organisation quotidienne et leurs prises de décision opérationnelles. Elle centralise les informations essentielles liées aux résidents, aux interventions et aux transmissions, et remplace les supports fragmentés — papier, échanges oraux et outils isolés — par un système unique, traçable et partagé en temps réel. Grâce à une lecture visuelle immédiate de l’état des chambres et des actions en cours, les professionnels identifient rapidement les priorités, coordonnent leurs interventions et assurent la continuité de service entre les équipes.
L’application s’intègre dans les usages terrain avec des interactions rapides et adaptées aux différents métiers en EHPAD. Elle permet de suivre l’avancement des tâches, de signaler un événement en quelques secondes et de consulter les informations nécessaires à la prise en charge sans multiplier les manipulations. En structurant la circulation de l’information et en réduisant les pertes liées aux transmissions informelles, la solution améliore la fiabilité organisationnelle tout en libérant du temps pour le soin.
Une attention particulière est portée à la simplicité d’usage et à l’accessibilité. L’interface privilégie une navigation épurée, des repères visuels forts et des interactions réduites afin de limiter la charge cognitive. Le mode lecture et les transmissions simplifiées rendent l’outil utilisable par des profils aux niveaux de maîtrise du numérique ou de l’écrit hétérogènes, favorisant ainsi une adoption durable dans les pratiques professionnelles.
Fonctionnalités 🧩

To-do list

Mapping des chambres par code couleur
Visualisation claire et en temps réel de l’état des chambres (intervention à faire, en cours ou terminée).

Transmissions rapides et traçées
Transmission d’informations via des signalement préformatés pour limiter l’écrit tout en assurant la traçabilité.

Dossier résident
Transmission d’informations via des réponses préformatées pour limiter l’écrit tout en assurant la traçabilité.
Résultats visés ⭐
Résultats attendus dès la mise en place de la solution, sous quelques semaines :
Diminution des erreurs et des interventions doublons
Gain de temps pour les équipes terrain
Amélioration de la qualité de service et de la coordination
Mesure du succès 📊
Comment j’aurais mesuré le succès de la solution :
Nombre de tâches réalisées en doublon
Temps gagné par jour/semaine
Durée moyenne d’une chambre en état critique (avant/après)
Taux de satisfaction des utilisateurs (collaborateurs, résidents et familles)
Prochaines étapes 🔜
Développement d’un module de communication avec les familles.
Mise en place de notifications prioritaires avec évolution maîtrisée du code couleur.
Création d’un tableau de bord pour la direction afin de piloter la performance et de plus les impliquer dans les process.










