Résumé 🧭
Contexte
Les animateurs de colonies de vacances évoluent dans des environnements exigeants, avec de longues journées, une lourde responsabilité et des ressources limitées. Les processus pour gérer à la fois les opérations quotidiennes et les informations sensibles sont souvent fragmentés et physiques. L’absence d’outils digitaux dédiés augmente la charge de travail, le stress et les risques opérationnels, contribuant à la difficulté croissante d’attirer et de fidéliser le personnel.
Solution
SimplyFile est une application mobile-first conçue pour accompagner les animateurs dans la gestion à la fois des informations de santé sensibles et des opérations quotidiennes d’une colonie, depuis une interface unique et fiable.
En centralisant les tâches et documents essentiels, la solution réduit la charge cognitive, limite les erreurs et s’adapte aux contraintes réelles telles que la connectivité limitée et le partage des responsabilités.
Résultats visés
Sécuriser la valeur du projet en validant son utilité et adoption sur le marché.
Réduction de la charge opérationnelle et du stress quotidien des animateurs.
Diminution des risques liés à la perte de données de santé ou aux solutions de contournement.
Amélioration des conditions de travail, contribuant à une meilleure fidélisation du personnel.
Type
Application mobile-first
Rôle
Product Designer
Année
2024–2025
Durée du projet
7 mois
Tags
Services sociaux
Data
Product design
B2B2C
Contexte 🗂️
Les animateurs de colonies de vacances affrontent des journées longues et exigeantes, avec une grande responsabilité quant à la sécurité des enfants, tout en bénéficiant d’une reconnaissance limitée, d’une rémunération faible et de très peu d’outils numériques dédiés. Tous ces critères contribuent à la pénurie d'animateurs à laquelle les organismes et associations font face, menaçant même dans certains cas extrêmes, l'annulation des voyages, par manque d'animateurs pour assurer la sécurité et le bien-être des enfants.
Les dossiers de santé notamment, sont encore majoritairement gérés sur papier ou stockés de manière informelle sur des appareils personnels, ce qui augmente les risques de perte de données, de violation de la confidentialité et de délais dans les réponses lors de situations critiques. La conservation de ces fiches papiers présente également d'autres inconvénients, tel que le besoin pour l'animateur de les avoir avec lui lors des sorties et activités.
Recherches 🔍
Insights
La gestion des données de santé est cruciale mais non soutenue par des outils numériques.
Les animateurs compensent souvent avec des solutions non sécurisées ou non officielles.
La surcharge opérationnelle amplifie le stress et les risques d’erreurs.
Recadrage ✏️
« Comment pourrions-nous aider les animateurs de colonies de vacances à gérer les informations de santé sensibles et les opérations quotidiennes ? »
Objectifs 🎯
Réduire les frictions opérationnelles dans les tâches quotidiennes des animateurs.
Améliorer l’efficacité des réponses dans les situations liées à la santé.
Améliorer les conditions de travail globales des animateurs.
Solution 💡
SimplyFile est une application mobile-first conçue pour accompagner les animateurs de colonies de vacances dans la gestion des informations de santé sensibles et des opérations quotidiennes depuis une interface unique.
En centralisant les tâches et documents essentiels, la solution réduit la charge cognitive et les risques opérationnels dans des environnements à forte responsabilité.
Elle est pensée pour s’adapter aux contraintes réelles, telles que le partage des responsabilités, la connectivité limitée et le rythme soutenu des activités sur site.
Fonctionnalités 🧩
Dossiers de santé centralisés
Accès sécurisé aux informations de santé grâce à des permissions via des rôles et une traçabilité complète.
Gestion opérationnelle quotidienne
Présences, organisation des groupes, activités et rappels gérés directement depuis l’application.
Accès hors ligne et fiabilité
Les informations de santé critiques restent accessibles même en l’absence de couverture réseau.
Interface de communication avec les parents
Une messagerie pour partager les informations essentielles sans recourir à des outils informels.
Résultats visés ⭐
Résultats visés après la mise en place de la solution dans la colonie :
Mesure du succès 📊
Comment je mesurerais le succès de la solution :
Temps gagné lors des opérations quotidiennes en colonie.
Réduction des incidents ou erreurs liés à la santé.
Satisfaction des animateurs et des parents (NPS, enquêtes).
Taux de fidélisation des animateurs utilisant la solution.
Prochaines étapes 🔜
Étendre les fonctionnalités en fonction des retours des animateurs (ex. gestion des transports et des sorties).
Introduire la messagerie intégrée et des outils de reporting avancés.
Développer l’adoption auprès des directeurs de colonies et des grandes structures.
